Hacer el inventario es una de esas tareas que todos postergan y que después salvan al negocio. Te dice qué tenés, cuánto vale y qué diferencias hay con lo que creías tener. Con esa información podés comprar mejor, detectar pérdidas y calcular cuánta plata tenés metida en mercadería. Acá va el método, sin vueltas y aplicable a cualquier comercio.
Qué es un inventario de mercadería
Es el recuento de toda la mercadería que tenés disponible para vender en un momento determinado, con su cantidad y su valor. Tiene dos partes:
- Cantidad: cuántas unidades hay físicamente de cada producto.
- Valor: cuánto te costó ese stock (a costo, no a precio de venta).
No es lo mismo que el control de stock permanente, que registra cada entrada y salida día a día (lo explicamos en la planilla de control de stock). El inventario es la “foto” completa, y sirve para verificar que el registro permanente coincide con la realidad.
Inventario inicial: el punto de partida
El inventario inicial es el primero que hacés cuando arrancás a ordenar tu negocio, o el que tenés al comienzo de un período (por ejemplo, el primer día del mes o del año). Es la base sobre la que se calcula todo lo que viene después.
Para hacerlo:
- Definí la fecha exacta del inventario.
- Contá todos los productos que tenés.
- Anotá para cada producto: código o nombre, cantidad y costo unitario.
- Calculá el valor total.
Ese total es el capital que tenés inmovilizado en mercadería. Si al terminar el período hacés un nuevo inventario, la comparación con el inicial es la base para calcular el costo de mercadería vendida.
Cómo hacer el conteo físico
Preparación
- Elegí un momento tranquilo. Idealmente con el local cerrado o con poco movimiento, para que las ventas no cambien las cantidades mientras contás.
- Ordená antes de contar. Agrupá productos iguales, sacá cosas rotas o vencidas y separalas.
- Prepará una planilla de conteo con una fila por producto: código, descripción, ubicación, cantidad contada y observaciones.
- Definí zonas. Estantes, góndolas, depósito. Recorrelos en orden para no contar dos veces ni saltearte nada.
Durante el conteo
- Contá de a dos si podés: uno cuenta y otro anota, o los dos cuentan por separado y comparan.
- Marcá lo que ya contaste (una etiqueta o una tilde en el estante).
- Si hay diferencias grandes entre dos conteos del mismo producto, volvé a contar.
- Anotá aparte lo dañado, vencido o en consignación: no siempre cuenta como stock propio vendible.
Después del conteo
Pasá los datos a una hoja de cálculo y compará la cantidad contada con la cantidad que dice tu registro de stock. Esa diferencia es lo más valioso del inventario: te muestra faltantes, sobrantes y errores de carga.
Cómo valuar el inventario
Valuar es ponerle un valor en pesos. La regla básica: se valúa a costo, no a precio de venta. Si una remera te costó $8.000 y la vendés a $15.000, en el inventario vale $8.000.
Con inflación aparece una duda: ¿a qué costo? Si compraste el mismo producto en distintas fechas y a distintos precios, tenés que definir un criterio y usarlo siempre igual. Algunos negocios usan el último costo de compra; otros, un costo promedio. Lo importante es la consistencia. Para ver qué criterio aplicar en tu caso o cómo se trata a efectos impositivos, consultá con tu contador.
Ejemplo numérico: una librería
Los números son de ejemplo.
Una librería hace su inventario al 30 de junio. El conteo arroja:
| Producto | Cantidad contada | Costo unitario | Valor |
|---|---|---|---|
| Cuadernos A4 | 120 | $2.500 | $300.000 |
| Lapiceras (caja x 50) | 18 | $9.000 | $162.000 |
| Mochilas | 25 | $22.000 | $550.000 |
| Resmas de papel | 40 | $6.500 | $260.000 |
Valor total del inventario: 300.000 + 162.000 + 550.000 + 260.000 = $1.272.000
Al comparar con el registro de stock, la planilla decía que tenía 128 cuadernos, pero se contaron 120. La diferencia es de 8 cuadernos, o sea 8 × 2.500 = $20.000 de faltante. Puede ser un error de carga, un producto roto sin descontar o una pérdida. Ahora lo sabés y podés investigarlo.
Regla de oro: ajustá el registro al conteo real, y dejá anotada la causa probable de cada diferencia.
Con qué frecuencia conviene hacerlo
No hay una única respuesta, depende del negocio:
- Inventario general: al menos una vez al año, y de preferencia cada seis meses o cada trimestre si tenés mucha mercadería o alta rotación.
- Inventarios parciales (cíclicos): contar cada semana o cada mes solo una parte del stock, por ejemplo una categoría distinta cada vez. Es menos pesado que parar todo el negocio.
- Conteo de los productos clave: los que más se venden o los más caros conviene chequearlos con más frecuencia.
Si tu negocio es de alimentos o vencimientos, agregá una revisión periódica de fechas de vencimiento.
Errores comunes
- Contar mientras se vende. Es la causa más común de números que no cierran.
- No separar lo dañado o vencido, inflando el valor del inventario.
- Valuar a precio de venta. Te hace creer que tenés más plata inmovilizada de la real.
- No comparar con el registro. El conteo sin comparación no te dice nada de las pérdidas.
- Cambiar de criterio de valuación de un inventario a otro sin avisar.
Qué hacer con los resultados
Un inventario bien hecho te permite:
- Identificar productos que no rotan y liquidarlos antes de que pierdan valor.
- Ajustar el stock mínimo de reposición.
- Calcular cuánta plata tenés inmovilizada.
- Cuantificar pérdidas o robos.
Una planilla lo hace más fácil
Podés armar tu hoja de conteo con nuestras planillas gratuitas. Y si querés que el stock actual se calcule solo a partir de tus movimientos, para que el inventario físico solo sirva para verificar, la planilla de Control de Stock ya lo trae resuelto.
Ya tenés el inventario, ¿y ahora? Con el inventario inicial y el final podés calcular tu costo de mercadería vendida. La Calculadora de CMV trae una hoja para valuar el stock a costo y calcula el CMV y el margen de cada mes.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cerrar el negocio para hacer el inventario?
No necesariamente, pero es lo más cómodo. Si no podés cerrar, hacelo por zonas o en horarios de poco movimiento, y registrá cualquier venta que ocurra durante el conteo para ajustar después.
¿Es lo mismo inventario que stock?
Se usan casi como sinónimos, pero el stock es lo que hay y el inventario es el acto (o el documento) de contarlo y valuarlo. El control de stock es el seguimiento continuo; el inventario, el chequeo puntual.
¿Qué hago con la mercadería en consignación?
No es tuya, así que no debe sumarse a tu inventario propio ni a su valor. Conviene registrarla aparte, para saber qué tenés en el local pero no te pertenece.
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